Στην τελική ευθεία ο Ψηφιακός Μετασχηματισμός των επιχειρησιακών λειτουργιών του Δήμου Ηρακλείου

Η πρώτη συνάντηση της Ανώτατης Επιτροπής Διεύθυνσης Έργου για τον Ψηφιακό Μετασχηματισμό των Επιχειρησιακών Λειτουργιών του Δήμου Ηρακλείου πραγματοποιήθηκε το μεσημέρι της Τετάρτης 26/11 στη Λότζια με τη συμμετοχή του Δημάρχου Ηρακλείου Αλέξη Καλοκαιρινού, των Αντιδημάρχων Οικονομικών & Τουρισμού Γιώργου Αγριμανάκη και Αναπτυξιακού Πργραμματισμού & Ψηφιακού Μετασχηματισμού Τάσου Τσατσάκη, υπηρεσιακών στελεχών του Δήμου και στελεχών της αναδόχου εταιρείας το μεσημέρι της Τετάρτης 26/11 στη Λότζια.

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ανακοινώθηκε ότι έχει ήδη ολοκληρωθεί ο πρώτος κύκλος συλλογής δεδομένων και ενημέρωσης των στελεχών της Οικονομικής Υπηρεσίας, με τον δεύτερο κύκλο εκπαίδευσης να είναι προγραμματισμένος για την περίοδο από 8-19 Δεκεμβρίου. Συζητήθηκε επίσης ο προγραμματισμός εργασιών για τους μήνες Δεκέμβριο 2025 και Ιανουάριο 2026 με στόχο την ταχύτερη και αρτιότερη μετάβαση στο νέο σύστημα.

Ο Δήμαρχος Ηρακλείου Αλέξης Καλοκαιρινός εξέφρασε την ικανοποίηση του για το έργο το οποίο χαρακτήρισε ιδιαίτερα σημαντικό για το Δήμο και για τους πολίτες: «Χαίρομαι που βρισκόμαστε όλοι εδώ σήμερα και με μια μεγάλη προεργασία η οποία έχει γίνει, φτάνουμε στην πρώτη συνάντηση της Επιτροπής. Πρόκειται για κάτι πάρα πολύ σημαντικό για το Δήμο Ηρακλείου. Εφόσον επιτύχει, θα αλλάξει την καθημερινότητα αλλά και τη συνολική απόδοση του Δήμου. Εφόσον ενσωματωθεί στην προσωπική επαγγελματική λειτουργία του καθενός μας, θα βελτιώσει το περιβάλλον και σε επίπεδο ενέργειας και σε επίπεδο συνεργασίας και σε επίπεδο ροής συνεργασίας. Βεβαίως η όψη του που είναι η διεπαφή με τους πολίτες είναι εξίσου σημαντική».

Ο Αλέξης Καλοκαιρινός αναγνώρισε τις δυσκολίες που υπάρχουν, ωστόσο δεν παρέλειψε να δηλώσει την αισιοδοξία και την αποφασιστικότητα της Δημοτικής Αρχής για την γρήγορη και ομαλή μετάβαση στο νέο σύστημα: «Προχωράμε έχοντας επίγνωση των δομικών δυσκολιών που σχετίζονται ακόμα και με την περίοδο στην οποία γίνεται αυτό το εγχείρημα. Με μεταβολές του περιβάλλοντος που είναι και θεσμικές, αλλά και την ειδικότερη συγκυρία στην οποία μεταφέρουμε από ένα οικονομικό έτος σε ένα άλλο, με ό,τι σημαίνει αυτό από την άποψη και των υποχρεώσεων που έχουμε και τις οποίες είμαστε τελείως αποφασισμένοι να εκπληρώσουμε και με ένα τρόπο ο οποίος θα μας περάσει σε ένα διαφορετικό επίπεδο. Το νέο Εκπαιδευτικό Κέντρο επίσης είναι ένα απόκτημα πολύ χρήσιμο και με τη στήριξη του οποίου θα πετύχουμε το στόχο μας. Έχω πολύ μεγάλες προσδοκίες από αυτό το έργο και επίσης θα ήθελα να εκφράσω την εμπιστοσύνη μου στους συνεργάτες, εσωτερικούς και εξωτερικούς και την αισιοδοξία μου ότι αυτό το κρίσιμο εγχείρημα θα επιτύχει. Ευχαριστώ ιδιαίτερα τον Αντιδήμαρχο Οικονομικών και Τουρισμού Γιώργο Αγριμανάκη από τον οποίο ξεκίνησε αυτό το εγχείρημα και τον Τάσο Τσατσάκη ο οποίος ως Αντιδήμαρχος Αναπτυξιακού Προγραμματισμού και Ψηφιακού Μετασχηματισμού έχει αρμοδιότητα και ενεργό ενασχόληση με το θέμα».

Από την πλευρά του ο Αντιδήμαρχος Οικονομικών & Τουρισμού Γιώργος Αγριμανάκης αναφέρθηκε στην πρόοδο του έργου που πραγματοποιείται με συνέπεια και πληρότητα, λέγοντας: «Πραγματοποιήσαμε την πρώτη συνεδρίαση του Steering Committee για τον ψηφιακό μετασχηματισμό της Οικονομικής Υπηρεσίας του Δήμου. Ο Διευθύνων Σύμβουλος της OTS μαζί με το επιτελείο του  παρουσίασε την πρόοδο της μετάπτωσης στο νέο πληροφοριακό σύστημα, επιβεβαιώνοντας ότι το έργο προχωρά με συνέπεια και τεχνική πληρότητα. Προχωράμε μεθοδικά σε μια από τις σημαντικότερες αλλαγές στη λειτουργία του Δήμου Ηρακλείου – μια μετάβαση που ενισχύει τη διαφάνεια, την αποτελεσματικότητα και τη σύγχρονη εξυπηρέτηση του πολίτη».

Ο Αντιδήμαρχος Αναπτυξιακού Προγραμματισμού & Ψηφιακού Μετασχηματισμού Τάσος Τσατσάκης επεσήμανε την αξία του Εκπαιδευτικού Κέντρου, αναφέροντας: «Δημιουργήσαμε το Εκπαιδευτικό Κέντρο έχοντας ως στόχο να επιμορφώσουμε ψηφιακά τους πολίτες και το προσωπικό του Δήμου. Σε ένα κατάλληλα διαμορφωμένο με τις απαραίτητες ψηφιακές υποδομές  χώρο στην οδό Κυδωνίας 19, στο κέντρο της πόλης, υπάρχουν οι δυνατότητες να γίνει εκπαίδευση σε νέα ψηφιακά εργαλεία στο πολιτικό προσωπικό, στο υπαλληλικό προσωπικό και στους  πολίτες προκειμένου να μπορέσουν να χρησιμοποιήσουν τα ψηφιακά εργαλεία που προσφέρει ο Δήμος. Μέσα από τη συνεργασία των Αντιδημαρχιών Εθελοντισμού και Αναπτυξιακού Προγραμματισμού και Ψηφιακού Μετασχηματισμού, στην προσπάθεια να γίνουμε ο Δήμος με τους λιγότερους ψηφιακούς αναλφάβητους δημότες, θα διεξαχθούν σεμινάρια χρήσης των ψηφιακών εργαλείων που προσφέρει ο Δήμος στους Δημότες, καθώς και εκπαίδευση του πολιτικού και υπαλληλικού προσωπικού στα νέα ψηφιακά δεδομένα. Το πρόγραμμα των σεμιναρίων θα ανακοινωθεί το επόμενο χρονικό διάστημα. Την τρέχουσα χρονική περίοδο, το Κέντρο αξιοποιείται για την εκπαίδευση των υπαλλήλων του Δήμου Ηρακλείου στα νέα λογιστικά πρότυπα και στο νέο σύστημα που θα εγκαταστήσουμε στη διαδικασία του ψηφιακού μετασχηματισμού των υπηρεσιών. Αξίζει να σημειωθεί ότι στο Κέντρο θα εκπαιδευτούν και όλοι οι υπάλληλοι των Δημοτικών Κοινοτήτων με στόχο οι κάτοικοι και των πιο απομακρυσμένων περιοχών στην επικράτεια του Δήμου να μπορέσουν να επωφεληθούν από τις ψηφιακές  υπηρεσίες που παρέχει ο Δήμος για τις οποίες θα υπάρξει αναλυτική ενημέρωση αφού αφορούν ένα σύνολο εγγράφων που μπορούν να αποκτηθούν ηλεκτρονικά έπειτα από ηλεκτρονικό αίτημα του δημότη».

Στην Ανώτατη Επιτροπή Διεύθυνσης Έργου του Ψηφιακού Μετασχηματισμού συμμετέχουν επίσης ο Διευθύνων Σύμβουλος της OTS Σπύρος Παμπουκίδης και ο Διευθύνων Σύμβουλος της Alfaware Μανόλης Ρωμανιάς, εξειδικευμένοι επιστήμονες των δυο εταιριών καθώς και στελέχη του Δήμου Ηρακλείου από το Τμήμα Πληροφορικής και από τη Διεύθυνση Οικονομικών.

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός των επιχειρησιακών λειτουργιών του Δήμου Ηρακλείου

Υπενθυμίζεται ότι ο Ψηφιακός Μετασχηματισμός των Επιχειρησιακών Λειτουργιών του Δήμου Ηρακλείου προβλέπει τη δημιουργία ενός νέου και σύγχρονου πληροφοριακού συστήματος, με σκοπό την αναβάθμιση της ποιότητας των παρεχόμενων Υπηρεσιών του Δήμου προς τους δημότες, την ενίσχυση των διαδικασιών συντονισμού και πληροφόρησης, την τηλεματική συνεργασία και τη διάδραση μεταξύ των δημοτικών υπηρεσιών. Το νέο σύστημα θα καλύπτει, μεταξύ άλλων, τους τομείς της διαχείρισης οικονομικών πόρων, της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, των δημοτικών εσόδων, της διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού, των αιτημάτων των πολιτών, καθώς και των ηλεκτρονικών πληρωμών οφειλών. Στο έργο περιλαμβάνονται και οι υπηρεσίες μεταφοράς δεδομένων, εκπαίδευσης υπαλλήλων και λειτουργίας helpdesk.

Το νέο Πληροφοριακό Σύστημα περιλαμβάνει τα Υποσυστήματα:

• Οικονομικής Διαχείρισης
• Διαχείρισης Επιχειρησιακού Σχεδίου και Έργων
• Εργαλείων μετάβασης στο ΠΔ54
• Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Τιμολογίων και Ηλεκτρονικών Βιβλίων (myData )
• Βεβαίωσης Εσόδων υπέρ Δημοσίου και τρίτων μέσω Α.Α.Δ.Ε.
• Ανταποδοτικών Τελών & Τελών Ακίνητης Περιουσίας
• Δημοτικής Αστυνομίας και Προστίμων
• Τελών και Φόρων Επιχειρήσεων
• Εισφορά Γης σε Χρήμα
• Κοιμητηρίων
• Διαχείρισης Ακίνητης Περιουσίας & Μισθωμάτων
• Άρδευσης
• Γραφείου Κίνησης Οχημάτων
• Ανθρώπινου Δυναμικού
• Διαδικασιών
• Αιτημάτων πολιτών – Ηλεκτρονικής Πληρωμής Οφειλών

Καθώς και των Υπηρεσιών:

• Μελέτη Εφαρμογής
• Εγκατάστασης και Παραμετροποίησης
• Μετάπτωσης δεδομένων
• Εκπαίδευσης
• Δοκιμαστικής Λειτουργίας
• Υποστήριξης Παραγωγικής Λειτουργίας (για 36 μήνες)

Το έργο έχει προϋπολογισμό 611.940 ευρώ με ΦΠΑ, διάρκεια 42 μηνών (6 μήνες υλοποίησης και 36 μήνες υποστήριξης παραγωγικής λειτουργίας). Η υλοποίησή του ξεκίνησε από τον Αντιδήμαρχο Οικονομικών & Τουρισμού Γιώργο Αγριμανάκη και από τις αρχές του 2025 βρίσκεται στο χαρτοφυλάκιο του Αντιδημάρχου Αναπτυξιακού Προγραμματισμού & Ψηφιακού Μετασχηματισμού Τάσου Τσατσάκη.